Das Klinikum Freudenstadt setzt seit dem Jahr 2000 auf einen holistischen Digitalisierungsansatz rund um das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS von Dedalus HealthCare. Als zentrales Archiv für alle medizinischen Daten ergänzt seit 2020 das Enterprise Content Managementsystem HYDMedia die IT-Landschaft. Im selben Jahr etablierte das Klinikum auch einen digitalen Rechnungseingangs-Workflow – mit weitreichenden Folgen für Effizienz und Transparenz in der Finanzbuchhaltung.
Das Projekt bot die Chance, einen bis dahin stark papierbasierten, zeitaufwendigen und wenig transparenten Prozess grundlegend zu modernisieren. Mit dem neuen Workflow werden Rechnungen heute weitgehend digital und automatisiert verarbeitet. Eingehende Papierrechnungen werden vom Scandienstleister Heydt digitalisiert, PDF-Rechnungen aus einem separaten Postfach ebenfalls verwaltet – beides wird an den Eingangsserver der Klinik übertragen. Die Finanzbuchhaltung ordnet die Rechnungen anschließend dem jeweils zuständigen Fachbereich zur sachlichen Prüfung zu.
Zur Wahrung des Vier-Augen-Prinzips leitet das System die Rechnung nach der sachlichen Prüfung an den zuständigen Abteilungsleiter weiter. FI-Rechnungen ohne Bestellbezug können direkt freigegeben und in den Zahlungslauf überführt werden. MaWi-Rechnungen hingegen werden im Rechnungseingangsbuch elektronisch mit dem Lieferschein abgeglichen, freigegeben und anschließend per Rechnungsimport in ORBIS verbucht, bevor sie an die Finanzbuchhaltung gelangen. Übersteigt eine Rechnung die Wertgrenze von 3.000 Euro, sind zusätzlich Prüfung und Freigabe durch die Geschäftsleitung erforderlich.
Ein wesentlicher Vorteil des neuen Workflows liegt in der deutlich höheren Geschwindigkeit. Die Mitarbeitenden erfassen vor allem den Lieferschein und laden die Daten ins Rechnungseingangsbuch. Dort wird die Rechnung manuell dem Lieferschein zugeordnet und anschließend über den Rechnungsimport in ORBIS integriert. So konnte der Freigabeprozess von zuvor drei bis vier Tagen auf bestenfalls einen Tag verkürzt werden.
Besonders effizient ist der Prozess bei sogenannten Dunkelbuchungen. Dabei prüft das System automatisch alle relevanten Daten, etwa Stückzahlen, Preise, Referenznummern und Gesamtvolumen. Stimmen Rechnung und Lieferschein vollständig überein, wird die Rechnung ohne manuelle Prüfung direkt in den Rechnungsimport übergeben. Auch hier bleibt die Wertgrenze bestehen. Nach dem Import werden die Rechnungen verbucht und der Finanzbuchhaltung zur Zahlung übergeben.
Der digitale Workflow bringt dem Klinikum handfeste Vorteile. Der Status jeder Rechnung ist jederzeit transparent nachvollziehbar, ältere Belege lassen sich schnell wiederfinden und nach Kreditoren oder Beträgen filtern. Das hilft beispielsweise im Garantiefall.
Den stärksten wirtschaftlichen Effekt erzielt das Klinikum beim Skonto: So stieg die Skontoquote von rund 60 auf 90 Prozent. Fast allein dadurch refinanziert sich dieser Workflow bereits.
Martina Götz
Director Marketing and
Communications DACH
Dedalus HealthCare
Mehr Informationen unter:
www.dedalus.com/life-flows-through-our-software/30-prozent-hoehere-skontoquote
