+++ Excel Sheets gehören der Vergangenheit an +++
Effizientes, patientenorientiertes Arbeiten jedes Krankenhaus ist bestrebt seine Nachsorge wirtschaftlich, transparent und nachvollziehbar abzuwickeln, ohne dabei das Augenmerk auf den Patienten zu verlieren. Die nordrhein-westfälische Klinik St. Marien-Hospital Hamm gGmbH hat deshalb ihre Prozesse wiederkehrender Patienten in der Psychiatrie mit i.s.h.med und SAP Business Workflows abgebildet. Das Unternehmen x-tention war dabei der Implementierungspartner.
Die Nachsorge erfolgt täglich aus ambulanten, stationären oder teil-stationären Fällen. Ziel war es, alle Fallarten in einer Kartei zu vereinen und auch bei der Wiederaufnahme eines Patienten einfach ermitteln zu können, in welcher Fachabteilung oder Ambulanz der Patient behandelt wurde. Auch die Terminplanung für Patienten mit dem Bedarf einer Nachbetreuung sollte eine zentrale Planungs- und Dokumentationsplattform finden.
Kombination von SAP Modulen hält Aufwand gering
Das Projekt zeigt, wie diverse SAP Module geschickt miteinander kombiniert werden können um die Anforderungen mit minimalen Aufwand zu implementieren. Prozessaufgaben werden in einem graphischen Editor gemäß dem Prozess in einem Datenfluss modelliert. Die Aufgaben können dialogfrei im Hintergrund durchgeführt oder als Aufgabe einem oder mehreren Bearbeitern zugewiesen werden. Für die Überwachung und Eskalation von Fristen-/Nicht-Ausführung- sowie Vertretungsregelungen existieren Funktionen im Standard.
Die Ermittlung der Bearbeiter ist sehr flexibel einstellbar und wurde im St. Marien-Hospital auf Basis der Standard „Fall-Personen-Zuordnung“ des i.s.h.med Moduls realisiert. Über diese Zuordnung kann dem medizinischen Fall eine Person in einer Rolle, z.B. „behandelnder Arzt“, zugewiesen werden. Mitglieder dieses Behandlungsteams sind mögliche Bearbeiter von Aufgaben im Nachsorge-Prozess.
Automatisierter Workflow prüft Kriterien und erkennt Stammkunden
Im St. Marien-Hospital Hamm wurden zwei Workflows implementiert: Der erste Workflow läuft automatisch im Hintergrund, sobald die Fallbearbeitung abgeschlossen ist. Er prüft dabei die Voraussetzungen anhand von hinterlegten Geschäftsregeln ab. Diese Geschäftsregeln sind modelliert und können ebenfalls leicht adaptiert werden.
Der zweite Workflow bildet den Prozess in der Fachabteilung Psychiatrie ab. Er wird automatisch vom ersten Workflow gestartet sobald ein „Stammkunde“ in der entsprechenden Fachabteilung erkannt wurde. Außerdem kann er manuell von einem Benutzer gestartet werden um einen Patienten zur Nachsorge anzumelden. Welcher Patient wann und warum aufgenommen wurde und wer sein Behandlungsteam war, kann ganz einfach durch wenige Klicks über technische Protokolle nachvollzogen werden. Mittels Reports lassen sich zudem auf Knopfdruck Gesamtlisten aller verwalteten Patienten analog zur alten Excel-Tabelle erstellen.
Go Live schon greifbar
„Die enge Abstimmung mit den Prozessverantwortlichen unseres Kunden war sehr sinnvoll und hilfreich. Damit konnten wir den technischen Realisierungsaufwand sehr gering halten“, berichtet x-tention Projektleiter Daniel Sonnabend über die Projektumsetzung im laufenden Dienstleistungskontingent. Begonnen hatte die Implementierung bereits im September. Aktuell wird in der ersten Abteilung des Hospitals intensiv geschult, der Go-Live steht kurz bevor.
„Bei neuen Werkzeugen ist es wichtig, dass sie nicht zu speziell für eine Abteilung entwickelt werden, ein Customizing je Fachabteilung ist wichtig. Wir wollten auch erfahren, wie aktive Arbeitslisten für den Klinisch-Tätigen aufgebaut sein könnten und genutzt werden. Die Wahl fiel deshalb auf SAP Business Workflow, weil es all unsere Ansprüche perfekt erfüllte und auf x-tention, weil wir einen kompetenten Implementierungspartner gesucht haben“, so Andreas Lockau, IT-Leiter der deutschen Klinik.
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