Das digitale Unterschriftencockpit – Digitalisierung neu gedacht

Die Pandemie hat auch in der Arbeitswelt deutliche Spuren hinterlassen. Bemerkenswert war auf jeden Fall der Sprung ins Homeoffice. Während dieser für viele Leute heute Vorteile bringt, weil es zum Beispiel manchen mehr Flexibilität ermöglicht, hat er auch eintrainierte Organisationsmuster auf die Probe gestellt.

Besonders in der Digitalisierung wurden so – mehr oder weniger freiwillig – mit unerwarteter Geschwindigkeit Fortschritte gemacht. Wenn plötzlich die direkten Kontakte eingeschränkt werden, stellt sich in so manchen Bereichen alles auf den Kopf: Wie erreiche ich meine Kolleginnen und Kollegen, wenn ich eine Frage habe? Wie komme ich an Unterlagen, die ich für meine Arbeit brauche? Wie komme ich an notwendige Unterschriften?

Die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft wurde damit als große Organisation mit vielen Prozessbeteiligten vor eine dringende Aufgabe gestellt: Unterschriften werden oft benötigt – unabhängig davon, ob es um Kleinigkeiten geht, wie die Unterzeichnung eines Protokolls, oder wichtige Workflows, wie die Freigabe von Investitionen. Das Team „Personalsysteme und -verrechnung“ in der „OE IT-Infrastruktur und Administrative Systeme“ hat mit einer adäquaten Lösung schnellstmöglich reagiert. Dabei beschränkt sich die Herausforderung, diese Prozesse zu digitalisieren, nicht nur auf Unterschriften, die ad hoc benötigt werden. Es stellen sich viele Fragen: Wie binde ich Personen außerhalb des Unternehmens ein? Wie funktionieren die Stellvertreterregelungen? In welcher Funktion unterschreibe ich? …

Die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft hat diese Umstellung nun hinter sich. Und obwohl sie die größte Arbeitgeberin der Steiermark ist, war der Integrationsaufwand aufgrund von optimaler Schnittstellenintegration und gutem User Interface überschaubar.

Die Lösung der POS Solutions GmbH, die bei der Steiermärkischen Krankenanstaltengesellschaft in Verwendung ist, bindet sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur ein. Beim Öffnen des hauseigenen Unternehmensportals – ein browserbasiertes Intranet – kann das Unterschriftencockpit direkt geöffnet werden. Des Weiteren sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort über den klassischen Windows-Einstieg am IT-Endgerät authentifiziert.

In der Lösung sind die wichtigsten Prozesse sofort griffbereit:
■ Hochladen von Dokumenten.
■ Zugriff auf zu unterschreibende Dokumente und ihre Weiterleitung.
■ Unterschrift mittels direkter Authentifizierung des Systems oder per Hand auf einem Gerät mit Touchscreen wie bei einer Paketannahme.
■ Integration der Handysignatur als qualifizierte Unterschrift.

Alle berechtigten Mitarbeiter können diese Lösung sofort verwenden. Somit bietet es einen einfachen Zugang zu dieser modernen Lösung.

Der erste Fokus lag auf den wichtigen HR-Prozessen, wobei nun der Vollbetrieb der Lösung erreicht und zur Verwendung in sämtlichen Prozessen des Unternehmens bereit ist. Der Umstieg auf die digitale Welt hat sich mit dem System als deutliche Verbesserung gezeigt. Die Unterschriften können auch an externe Personen geschickt werden, selbst wenn sie diese Lösung nicht in ihrem Unternehmen einsetzen. Stellvertretungen können mit einem Klick für bestimmte Personen selbst aktiviert und deaktiviert werden.

Die Mitarbeiter werden aktiv per E-Mail über neu zu signierende Dokumente informiert und können entweder mittels der elektronischen Unterschriftenmappe in einem Arbeitsschritt oder per Klick auf den im E-Mail übermittelten Link die Dokumente abarbeiten. Die Zeiten von gestapelten Unterschriftenmappen, Postwegen und administrativen Vorarbeiten wirken, als lägen sie schon sehr weit zurück.