Bettgeflüster: Bettenmanagement im Krankenhaus

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Autor: Martin Hehemann

Auf der einen Station stehen Betten leer, auf der anderen fehlen sie: Das Bettenmanagement stellt viele Krankenhäuser vor große Probleme. Ein EU-Projekt in Deutschland zeigt, wie es besser funktionieren kann.

Der zentrale Manager hat jederzeit den Überblick: Wo sind meine Fahrzeuge? Was ist deren Ziel? In welchem Zustand befinden sie sich?“ Hubert Otten, Leiter des Instituts für Health Care Management an der Hochschule Niederrhein im deutschen Krefeld, beschreibt die Sehnsucht jedes Entscheiders nach Transparenz. Es ist das Wörtchen „Fahrzeuge“, das verrät, dass der Wissenschaftler von Fuhrparkmanagern spricht und nicht von den Chefetagen in Gesundheitsbetrieben, die normalerweise seine Klientel beherbergen. Denn die Fragestellung ist dieselbe: Wie steht es um meine Kapazitäten?

Was für Transportunternehmen oder Hotels längst zur Routine gehört, stellt viele Krankenhäuser beim Management ihrer Betten vor schier unlösbare Probleme – auch in Österreich. „Die wenigsten Häuser haben ein zentrales Bettenmanagement mit einem System, das in Echtzeit alle relevanten Informationen über die Betten liefert“, so E-Health-Experte Otten. Dieses Versäumnis habe Konsequenzen und sorge für Ärger und Frustration: Notfallpatienten können nicht optimal versorgt werden. Länger geplante Operationen müssen verschoben werden. Das Personal, das in den Krankenhäusern ohnehin nicht unter Arbeitsmangel leidet, hat mit zusätzlichem Stress zu kämpfen.

Die Spitäler stecken dabei in einem Dilemma: Einerseits sind Krankenhausbetten teuer. Ein Klinikbett kostet in der Basisversion im Durchschnitt 3.000 Euro. Dazu kommen die laufenden Kosten für die Instandhaltung der Liegestätten und die Betreuung der Patienten – je mehr Betten, desto mehr Patienten, desto mehr Personal. Und die Betten brauchen Platz. „Sie müssen ja irgendwo stehen. Mehr Betten heißt höhere Baukosten“, so Otten. Es ist daher nicht verwunderlich, dass kostenbewusste Krankenhausmanager genau hinschauen, wenn es um Anzahl und Ausstattung von Betten geht. Sie wollen mehr Effizienz am Bett.

Bettenplanung. Ein deutsches Forschungsprojekt fordert, Aufnahme-, Entlassungs- und Bettenmanagement zusammenzufassen.
Bereits bei der Aufnahme des Patienten werden die Behandlung und der Entlassungstermin geplant.

Händeringende Bettensuche

Das ist die eine Seite des Dilemmas. Die andere betrifft das Verhältnis von sogenannten elektiven Patienten und Notfällen. Bei den elektiven Patienten handelt es sich um jene, die geplant aufgenommen werden – zum Beispiel für eine Untersuchung oder einen Eingriff. Ihre Zahl kann man steuern. Bei den Notfällen, das liegt in der Natur der Sache, ist das nicht möglich. Die Notaufnahmen in den Spitälern stehen oftmals vor der Situation, dass sie händeringend nach Betten suchen, die Stationen ihre freien Kapazitäten aber nicht zur Verfügung stellen wollen, weil sie ansonsten geplante Operationen verschieben müssten. „Da denkt jeder zuerst an sich“, berichtet ein heimischer Krankenhausmanager aus seinem Alltag. Für Tilman Königswieser ist die Balance von geplanten Aufenthalten und den Notfällen der „entscheidende Faktor“ beim Bettenmanagement. Königswieser ist ärztlicher Direktor des Salzkammergut Klinikums, das drei Standorte in Bad Ischl, Gmunden und Vöcklabruck betreibt: „Wir setzen auf eine hohe Prozessorientierung und klare Regeln. Nur so ist das zu schaffen.“ Dieser Prozess sieht vor, dass die einzelnen Abteilungen ihre geplanten Anforderungen in ein zentrales Terminsystem einmelden. In diesem System werden die Betten einen Tag vor der Aufnahme mit dem Namen des jeweiligen Patienten gefüllt und gesperrt. Jeder Abteilung hat Einblick in das System und weiß, wo bei Bedarf Kapazitäten frei sind.

Die große Unbekannte bleibt aber natürlich die Zahl der Notfälle. Königswieser: „Wenn wir statt der erwarteten 40 Akutfälle an einem Standort plötzlich 50 haben, wird es schwierig. Einen Puffer können wir uns im Sinne unseres Versorgungsauftrages nicht leisten.“ Das Klinikum Salzkammergut profitiere in solchen Fällen davon, „dass wir zwischen den drei Standorten in einem gewissen Umfang ausgleichen können“. Laut Ansicht von E-Health-Wissenschaftler Otten ist das Salzkammergut Klinikum eher eine Ausnahme. Der deutsche Experte weiß aus seiner Arbeit, dass die Spitäler in Deutschland und Österreich einen erheblichen Betten-Puffer vorhalten, die sogenannten Überhangbetten: „Nehmen Sie ein ganz gewöhnliches Krankenhaus, das über 500 Planbetten verfügt. Wenn das Haus schlecht organisiert ist, hat es zusätzlich 100 bis 150 Überhangbetten. Das ergibt einen Puffer von bis zu 30 Prozent“, so Otten. „Wenn das Haus gut ist, sind es 10 bis 15 Prozent.“ Nachsatz: „Richtig effizient ist das natürlich immer noch nicht.“ Speck ist ein Energiespeicher für schlechte Zeiten. Was sich in der Pandemie als Segen erwies, wird in den – auf den Alltagsbetrieb ausgelegten – Tabellen von Gesundheitsökonomen zur puren Verschwendung. Eine Studie der OECD aus dem Jahr 2020 weist für Deutschland rund 8 und für Österreich 7 Betten pro 1.000 Einwohner aus. Auf mehr kommen von den 38 Industrienationen, die der OECD angehören, nur Südkorea und Japan. Und auch bei der Zahl der jährlichen Krankenhausentlassungen – eine Kennzahl, die zeigt, wie viele Patienten die Spitäler pro Jahr betreuen – liegen Deutschland und Österreich weit vorne. Beide Gesundheitssysteme weisen einen überproportionalen Hang zu stationären Einweisungen auf – was nicht unbedingt mit der gesundheitlichen Verfassung der Bevölkerung zu tun hat. Schweden hält 2 und Dänemark 2,6 Betten pro 1000 Einwohner vor.

Die Hochschule Niederrhein hat in den vergangenen Jahren gemeinsam mit Partnern wie der Fachhochschule Dortmund oder dem Deutschen Krankenhausinstitut an einem Projekt gearbeitet, das zeigen soll, wie effizienter Betteneinsatz funktioniert: „Bettenmanagement 4.0“. Der Abschlussbericht des Projekts, das von der EU gefördert wurde, liegt seit Februar 2023 vor. Das Konzept besteht aus drei Elementen: den Prozessen, der Software zum Management der Prozesse und der Hardware, die die Betten mit der Software vernetzt. Das Ergebnis laut Otten: „Mit unserem Ansatz lässt sich die Effizienz des Bettenmanagements deutlich erhöhen und gleichzeitig das Personal entlasten.“

Experte für Liegestätten. Health-Care-Forscher Hubert
Otten sucht nach überflüssigen Bettenreserven in den Krankenhäusern. Österreich wie Deutschland halten überproportional viele Klinikbetten vor – „unnötigerweise“, wie er findet.

Bettenmanagement als Teamsport

Bettenmanagement 4.0 verlangt nach einer neuen Sicht der Dinge: Die Verwaltung der Betten wird nicht isoliert betrachtet, sondern als Teil eines Gesamtprozesses gesehen. Aufnahme-, Entlassungs- und Bettenmanagement gehören zusammen. Bereits bei der Aufnahme werden die Behandlung und der Entlassungstermin geplant. Über diese Planung sind alle relevanten Beteiligten informiert. Dazu gehören die Ärzte, die Pfleger, das Medizin-Controlling, der Sozialdienst oder das Bettenmanagement. Verändert sich die Planung, werden alle umgehend darüber informiert – somit auch das Bettenmanagement. „Erfolgreiches Belegungs- und Bettenmanagement ist wie Teamsport“, meint Timothy Mende, Chef des Hamburger Health-Tech-Anbieters Kumi, der sich ebenfalls mit dem Thema befasst.

Der laufende Informationsaustausch wird über eine Software sichergestellt, die die Hochschule Niederrhein entwickelt hat. Alle Beteiligten erhalten im Ausmaß ihrer jeweiligen Aufgabe Zugriff auf das System. Die entscheidende Rolle hat das zentrale Bettenmanagement. Es arbeitet wie der Fuhrparkmanager eines Transportunternehmens und „hat stets den Überblick über seinen Bettenpark“, so Projektmitglied Otten. Der Bettenmanager weiß, wo sich welches Bett befindet, in welchem Zustand es ist und wann es voraussichtlich frei wird. Die Transparenz ermöglicht Entscheidungen: Die Verantwortlichen haben Befugnis, anhand vereinbarter Kriterien zu entscheiden, wohin ein Patient gelegt werden kann, wenn auf der für ihn vorgesehenen Station kein Platz mehr ist, oder auf welche Station ein Notfallpatient gelegt werden kann.

Für den reibungslosen Ablauf der Prozesse ist wichtig, dass der vereinbarte Zeitplan konsequent eingehalten wird: Die Patienten werden stets am Vormittag entlassen. Das Pflegepersonal gibt das Bett frei. Der Bettenmanager kümmert sich darum, dass es so rasch wie möglich gereinigt und desinfiziert, neu bezogen und ins vorgesehene Zimmer gebracht wird.

Die Fachhochschule Dortmund hat ein handliches Gerät mit Touchpad entwickelt, das am Bett befestigt wird und dem Personal helfen soll, Zeit zu sparen. Per Plug-and-Play wird das Bett in das zentrale Bettenmanagement-System angemeldet. Sensoren in der Hardware verbinden sich mit sogenannten Ankern, die auf den Zimmern und in den Fluren des Spitals angebracht sind. So kommuniziert das System mit dem Bett und erhält dabei relevante Informationen über dessen Position und Befinden, die über den Hinweis zur Reinigung und Desinfektion hinausgehen – zum Beispiel, ob auch die Matratze ausgetauscht werden oder ob etwas repariert werden muss oder eine tourliche Wartung ansteht.

Kein Bett wird zurückgelassen. Ein Tracker hilft bei der Ortung
und liefert Infor­mationen über Status und Hygienezustand des Bettes.

Fingerdruck spart Zeit

Bei der Entwicklung der Hardware haben die Projektmitglieder großen Wert auf einfache Bedienung gelegt. So genügt ein Fingerdruck des Pflegers oder der Pflegerin auf dem Touchpad direkt am Bett, um das System darüber zu informieren, dass dieses abgeholt werden kann. Aus Sicht von E-Health-Experte Otten ist das eine wertvolle Erleichterung: „Derzeit müssen die Pfleger auf den Stationen an zentraler Stelle manuell einen Eintrag in einem System vornehmen.“ Das kostet nicht nur zusätzliche Zeit. Es vergeht auch oftmals viel Zeit, bis sie die Zeit dafür haben. „Manchmal dauert es einige Stunden, die ungenutzt verstreichen. Mit unserem System kann das Bettenmanagement sofort loslegen“, so Otten.

Die intelligentesten Technologien und Prozesse bringen allerdings wenig, wenn wichtige Mitglieder im Team nicht mitspielen – vor allem, wenn diese in der Hierarchie weiter oben stehen. In vielen Spitälern ist es gelebte Praxis, dass sich Oberärzte und Primare die Verfügung über die Betten auf ihrer Station vorbehalten, anstatt sie einem zentralen Bettenmanager zu überlassen. Dafür hat E-Health-Fachmann Otten durchaus ein gewisses Verständnis: „Es spricht vieles für ein transparentes System mit einem zentralen Bettenmanagement für das ganze Haus. Aber man kann sich natürlich dagegen entscheiden“, so Otten. „In so einem Fall sollte man aber die Kosten aufzeigen, die entstehen, wenn eine Abteilung nicht teilnimmt, und sie ihr verrechnen.“

Kumi-Boss Mende hat eine andere Idee: Man könne auf „Pull“ statt „Push“ setzen. Damit meint er, dass sich Stationen mit freien Betten und ausreichend Personal ihre Patienten aus einem „Angebotspool“ holen können, anstatt ungefragt neue Patienten aus der Notaufnahme zugewiesen zu bekommen. Für Mende wäre das die „Champions League des Belegungs- und Betten­managements“.