Ob durch intensivierten Support etablierter Lösungen oder durch die Ablösung veralteter Systeme – die digitale Verwaltung von Krankenhäusern und ihre Patienten steht vor ebenso revolutionären wie unvermeidbaren Umbrüchen. Krankenhäuser weltweit stehen in den kommenden Jahren vor der Umstellung ihres Krankenhausinformationssystems (KIS) – eine tiefgreifende digitale Transformation. Ein österreichisches Unternehmen ist Vorreiter in diesem Feld: x-tention hat bereits mehrere Kliniken bei der Einführung neuer komplexer KIS-Lösungen begleitet.
Als digitales Herzstück einer Klinik verknüpft das KIS zentrale Bereiche wie Patientenadministration, medizinische und pflegerische Dokumentation, Abrechnung sowie Leistungs- und Diagnosenerfassung. Bei einem Wechsel müssen Daten sicher migriert, Schnittstellen zu bestehenden Systemen integriert, Prozesse neu definiert und Anwender umfassend geschult werden – und das bei laufendem Betrieb. Für die jeweiligen Häuser bedeutet das einen hohen technischen und organisatorischen Aufwand. Gleichzeitig eröffnet der Wechsel aber auch die Chance, Strukturen zu modernisieren, Abläufe effizienter zu gestalten und die Patientenversorgung dadurch nachhaltig zu verbessern.
Wolfgang Pramendorfer, Geschäftsführer, x-tention: „Eine erfolgreiche KIS-Umstellung gelingt nur mit professionellem Change Management und der konsequenten Einbindung aller Beteiligten.“
„Der KIS-Wechsel ist für Kliniken eine enorme Aufgabe – schließlich handelt es sich um das zentrale System, das nahezu alle Abläufe in Medizin, Pflege, Verwaltung und Abrechnung steuert“, sagt Wolfgang Pramendorfer, Geschäftsführer von x-tention. Er spricht aus der Praxis: Das Healthcare Consulting Team von x-tention hat in den letzten Jahren mehrere große Krankenhäuser bei der KIS-Umstellung erfolgreich unterstützt.
Zum Beispiel: Am Klinikum Wels-Grieskirchen, dem größten Ordensklinikum Österreichs mit 1.248 Betten an zwei Standorten, wurde Ende 2023 zunächst das Radiologie-Informationssystem durch das RIS-Modul des neuen KIS abgelöst. Knapp ein Jahr später folgte die Inbetriebnahme des gesamten KIS im Klinikum. Im Krankenhaus St. Josef Braunau mit 380 Betten wurde zudem die größte IT-Umstellung in der Geschichte der Klinik realisieren. Dabei ging es vor allem darum, mehrere Einzelsysteme – etwa für Radiologie, OP oder Pflege – durch ein gemeinsames KIS zu ersetzen. Das System wurde dabei auf die Bedürfnisse des Hauses zugeschnitten. Und als strategischer Partner der IT- und Digitalisierungsabteilung des Klinikums Wels-Grieskirchen begleitete x-tention das Klinikum nebst anderem auch bei der fachlichen Implementierung von Prozessen und Formularen, der Integration von Schnittstellen, der Datenmigration, der Durchführung von Systemtests, der Schulung der Nutzer und der Vorbereitung und Begleitung der Inbetriebnahme.
Das Leistungsspektrum des Unternehmens umfasst die komplette Projektbegleitung – von der strategischen Auswahl geeigneter Systeme über die sichere Datenmigration bis hin zur Prozessoptimierung und Schulung der Mitarbeitenden. Zudem heißt es, man wolle den Kliniken auch bei der weiteren Betriebsführung als „langfristiger Partner zur Seite“ stehen. Ziel sei es, „Kliniken nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch und fachlich verlässlich durch den Wandel zu führen“.
Das KIS verknüpft zentrale Bereiche wie Patientenadministration, medizinische und pflegerische Dokumentation, Abrechnung sowie Leistungs- und Diagnosenerfassung. Bei einem Wechsel müssen Daten sicher migriert, Schnittstellen zu bestehenden Systemen integriert, Prozesse neu definiert und Anwender umfassend geschult werden.
„Wir sehen unsere Rolle darin, diese komplexen Veränderungsprozesse mit einem starken Team verlässlich zu begleiten“, so Wolfgang Pramendorfer. Und so übernahm das Team von x-tention während der Inbetriebnahme der Systeme in Braunau etwa auch die übergreifende Koordination und Kommunikation, die Ticketbearbeitung und den First-Level-Support rund um die Uhr. Und in Wels-Grieskirchen standen während der Umstellung mehr als 120 Mitarbeitende von des Unternehmens drei Wochen lang rund um die Uhr vor Ort bereit, um die insgesamt 43 Ambulanzen und 46 Stationen zu betreuen.
Wolfgang Pramendorfer sagt: „Eine erfolgreiche KIS-Umstellung gelingt nur mit professionellem Change Management und der konsequenten Einbindung aller Beteiligten.“ Da in den kommenden Jahren viele Kliniken vor genau dieser Herausforderung stehen werden, möchten wir mit unserer Erfahrung sicherstellen, dass Häuser diesen Schritt effizient und zukunftssicher meistern – unabhängig davon, welches System abgelöst wird.“
(red.)
