Robotic Process Automation: Zeit und Ressourcen sparen

Robotic Process Automation hilft, Datenaustausch und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Robotic Process Automation (RPA) hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und hält nun auch Einzug in die NÖ Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA). Es geht dabei um den Einsatz eines Software-Roboters, der standardisierte Aufgaben ausführt, die bislang von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt wurden. Auf der Suche für das erste Test-Szenario zur digitalen Prozessautomatisierung wurde das Datenmanagement der Business Unit Supply Chain Management der Shared Services GmbH ausgewählt. Als konkreter Anwendungsfall wurden die wiederkehrenden, umfangreichen Datenaufbereitungen und -aktualisierungen (etwa 1.500 bis 2.000 Fälle jährlich) im Austausch mit den Lieferanten und Geschäftspartnern gewählt. Die Notwendigkeit dafür besteht u. a. bei Preisänderungen, Einholung von Preisauskünften, Fragen zu Produktcodes (GTINs) oder Herkunftskennzeichnungen.

Im Jänner wurden gemeinsam mit dem Dienstleistungspartner ACP CUBIDO Digital Solutions der Einsatz des Software- Roboters geplant und die Infrastruktur-Komponenten bereitgestellt. Anfang April dieses Jahres wurde der erste Prozess „Datenabzug“ automatisiert durchgeführt und erste Dokumente durch den Roboter aufbereitet und versendet.

V.l.n.r.: Ing. Markus Schuller BA, Mag. Simona Pazmann, Heide Führer, Lara Hautz und Eva Maria Grafeneder.

Rasch und optimiert

Für die automatisierte Erstellung und den Versand erforderlicher Datenabzüge müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun nur noch variable Daten wie die interne Lieferantennummer als initiale Dateneingabe und, wer die Daten via Mail erhalten soll, festlegen. Der Prozess wird automatisch zu den vom Datenmanagement definierten Arbeitszeiten oder manuell gestartet. Der Software-Roboter, der nun Datenabzüge erstellt und das fertige Dokument per E-Mail versendet, wird im Team „Franz Ferdinand“ genannt. Die Bearbeitungsdauer beträgt etwa ein bis zwei Minuten pro Aufgabe, im Gegensatz zu 15 bis 20 Minuten bei manueller Bearbeitung. Sämtliche Lieferantendaten inkl. Zahlungs- und Lieferkonditionen werden von Franz Ferdinand aus SAP generiert und in einer Excel-Tabelle für den Versand aufbereitet. Dabei wird das Excel-Dokument so optimiert, dass Spaltenbreiten angepasst, Spalten eingefärbt, Blätter beschriftet und geschützt werden.

Viele Vorteile

Die Vorteile der RPA sind vielfältig. Zeit und Ressourcen werden gespart und die Mitarbeitenden, die mit steigendem Arbeitsaufkommen konfrontiert sind, können ihre Zeit in wertvollere Aktivitäten wie Datenqualitätsicherung und Prozessoptimierung investieren. Die Voraussetzung dafür ist die sorgfältige Definition des Prozesses, damit der Roboter konsistent arbeitet. Laufend wird an den nächsten Einsatzmöglichkeiten bei weiteren Bearbeitungsfällen gearbeitet. Konkret geht es um Rückmeldungen zu Preisanpassungen und die Aufbereitung von GTIN-Daten. Zudem wird an weiteren Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität gearbeitet, insbesondere hinsichtlich aufgelassener oder nicht bebuchter Artikel.

Das Team des Competence Center Datenmanagement und Beschaffungscontrolling der Business Unit Supply Chain Management möchte auch andere Organisationseinheiten für die RPA begeistern, denn standardisierte Aufgaben können so an den virtuellen Mitarbeiter abgegeben werden, wodurch die Arbeitsbelastung im Team verringert und mehr Fokus auf Kreativität und Innovation gelegt werden kann. Franz Ferdinand bleibt jedenfalls Teil des Teams.